Ratgeber

Empfangspflicht & Formate: Was Vermieter jetzt beachten müssen

Im Fokus der neuen Regelung steht vor allem die Empfangspflicht für elektronische Rechnungen bei Vermietern. Konkret heißt das: Wenn Handwerker oder Dienstleister Rechnungen etwa für Reparaturen, Gartenpflege oder Wasserablesung schicken, müssen Vermieter diese im elektronischen Format akzeptieren. Ein Ersatz durch Papierrechnungen oder einfache PDF-Anhänge auf Papierdruck ist nicht mehr zulässig, es sei denn, beide Parteien einigen sich ausdrücklich auf diesen Schritt – eine Ausnahme im Rahmen der laufenden Übergangsfristen, die jedoch nur für bestimmte Fälle gelten.

Gerade für private Vermieter, die früher teils noch „auf Papier“ bestanden, ist das eine Umstellung. Die Umstellung auf den digitalen Rechnungsempfang ist jedoch keine Option, sondern gesetzliche Pflicht. Für Vermieter bedeutet das konkret: Sie benötigen die technischen Voraussetzungen, um E-Rechnungen empfangen und verarbeiten zu können.

• PDF-Dokumente: Einfach ausgedruckte oder per Mail versandte PDFs zählen nicht als E-Rechnung.
• ZUGFeRD: Dieses Dateiformat kombiniert eine PDF-Ansicht mit eingebetteten Daten für Rechnungsprogramme. Es ist ein gängiges Format in Deutschland.
• XRechnung: Ein weiteres in Deutschland verbindliches Standardformat für öffentliche Aufträge und zunehmend auch privatwirtschaftlich genutzt.

Vermieter müssen dafür sorgen, dass ihre Buchhaltungssoftware in der Lage ist, diese E-Rechnungen zu öffnen, zu lesen und ordnungsgemäß zu verarbeiten. Das bedeutet für viele Anbieter: Ein Upgrade der Software oder die Anschaffung eines kompatiblen Programms ist notwendig.

Aufbewahrung, Abrechnung & Vorteile: Was ändert sich konkret für Vermieter?

Eine weitere wichtige Anforderung betrifft die ordnungsgemäße Aufbewahrung der E-Rechnungen. Während früher Papierrechnungen klassisch abgeheftet wurden, müssen jetzt elektronische Rechnungen digital archiviert werden – und das mindestens zehn Jahre lang gemäß den Anforderungen des deutschen Umsatzsteuergesetzes.

• Sicherer Speicher: Rechnungen sollten nicht im gewöhnlichen E-Mail-Postfach verbleiben, da diese keinen dauerhaften Schutz vor Datenverlust gewährleisten.
• Maschinelle Auslesbarkeit: Die Daten müssen über den gesamten Aufbewahrungszeitraum weiterhin digital lesbar sein, was ein Ausdruck der Daten nicht ersetzt.
• Backup-Lösungen: Empfohlen ist die Mehrfachablage, z. B. auf externen Festplatten oder USB-Sticks mit zuverlässiger Datensicherung.

Um den Überblick zu behalten, empfiehlt es sich, ein separates digitales Postfach ausschließlich für eingehende Rechnungen einzurichten. Dies erleichtert die Organisation und minimiert das Risiko, Rechnungen zu übersehen oder versehentlich zu löschen.

Für die Miete und Nebenkostenabrechnungen, die Vermieter an ihre Mieter versenden, gelten differenzierte Regelungen:

• Bei gewerblichen Vermietern, die auf die Umsatzsteuerbefreiung verzichten, besteht die Pflicht, spätestens Ende 2026 (bzw. bei einem Umsatz unter 800.000 Euro bis Ende 2027) E-Rechnungen nicht nur zu empfangen, sondern auch auszustellen.
• Für private Vermieter und Mietverhältnisse gibt es keinen konkreten gesetzlichen Zwang, ab 2027 die erste Rechnung elektronisch auszustellen. Der Originalartikel macht dazu keine explizite Aussage.
• Auch der Versand von PDF-Rechnungen ist nach wie vor bei bestehenden Mietverhältnissen möglich, sofern keine Änderung eingetreten ist. Eine strenge Pflicht zur ausschließlichen E-Rechnung im Mieterservice wird im Originalartikel nicht genannt.

Diese Regelungen unterstreichen, dass die Einführung der E-Rechnungspflicht für Vermieter abhängig vom spezifischen Vertragsverhältnis und der steuerlichen Situation gestaffelt ist und keine generelle E-Rechnungspflicht für alle Mietrechnungen ab 2027 besteht.

Obwohl aktuell keine Bußgelder drohen, wenn Vermieter E-Rechnungen noch nicht bearbeiten können, liegt im digitalen Prozess eine große Chance:

• Effizienz in der Buchhaltung: Moderne Software liest E-Rechnungen automatisch aus – das verringert manuelle Eingabefehler und spart Zeit.
• Direkte Zahlungsabwicklung: Daten wie Rechnungsbetrag, Zahlungsziel und Bankverbindung können von der Software direkt übernommen und Zahlungen automatisiert vorbereitet werden.
• Bessere Zusammenarbeit mit Steuerberatung: Statt Papierordner oder PDFs zu übertragen, lassen sich Rechnungsdaten schnell und vollständig digital über Schnittstellen wie Lexware oder Datev austauschen.

Damit wird nicht nur die Arbeit für Vermieter komfortabler, sondern auch fristgerechtes Bezahlen und die steuerliche Nachweisführung einfacher und sicherer.

Umsetzungstipps und Ausblick: So gelingt die digitale Umstellung

Überprüfen Sie Ihre Software: Ist Ihre Buchhaltungssoftware bereit, E-Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten? Falls nicht, planen Sie eine Aktualisierung oder Neuanschaffung.
Einrichten eines eigenen Rechnungspostfachs: Ein dediziertes E-Mail-Konto für Rechnungen sorgt für klare Strukturen und minimiert Risiken.
Digitales Archiv: Investieren Sie in eine sichere digitale Ablage, die maschinelle Lesbarkeit und Datenschutz gewährleistet.
Informieren Sie Dienstleister: Teilen Sie Ihren Handwerkern und Dienstleistern Ihre neuen E-Mail-Adressen oder Formatanforderungen mit.
Fristen im Blick behalten: Auch wenn teilweise Übergangsfristen gelten, ist es ratsam, frühzeitig auf die neue Regelung umzustellen, um keinen Zeitdruck zu riskieren.

• Die E-Rechnung ist keine kurzfristige Entwicklung, sondern eine feste gesetzliche Vorgabe, die Mietverwaltungen, private und gewerbliche Vermieter in Deutschland betrifft.
• Die elektronische Rechnung empfängt und verarbeitet man heute nicht einfach nebenbei – sie erfordert Vorbereitung, die richtigen Softwarelösungen und eine strukturierte Datenverwaltung.
• Doch die Vorteile liegen auf der Hand: Mehr Effizienz, weniger Fehler und ein moderner Standard, der auch die Zusammenarbeit mit Dienstleistern und Steuerberatern erleichtert.

Als Vermieter sollten Sie die verbleibende Zeit nutzen, um Ihre Abläufe anzupassen und fit für die digitale Zukunft zu machen. So vermeiden Sie unnötigen Betriebsaufwand und schaffen gleichzeitig Sicherheit für Ihre Buchhaltung und Steuerprüfung.

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Quelle: https://www.capital.de/immobilien/frist-laeuft-ab–was-muss-ich-als-vermieter-bei-der-e-rechnung-beachten–36121070.html (Capital.de)

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